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解读档案利用六大操作流程 ——以国家综合档案馆档案利用为例

发布日期:2018.10.23 来源:市档案局

 

文章来源:咸阳市档案局

操作流程一:证件查验


证件查验,即由档案馆工作人员对来馆利用者所持有的证件是否合法、是否齐全进行检查和验证。

经过档案馆工作人员查验,证件合法、齐全的利用者,方可利用档案馆保存的档案。应当注意的是:利用档案馆保存的开放档案所要求持有的证件,与利用档案馆保存的未开放档案有所区别;中国公民和组织利用档案馆保存的档案所要求持有的证件,与外国组织和个人有所区别;大陆公民利用档案馆保存的档案所要求持有的证件,与台、港、澳同胞和华侨有所区别。


(一)利用开放档案应持有的证件或者手续

中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用档案馆保存的已开放的档案。

台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明,可持本人回乡证和身份证等有效证件,直接到有关档案馆利用;利用其它开放档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请,说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

外国组织和个人利用我国各级国家档案馆已开放的档案,凡已经我国有关主管部门的介绍和保存该档案的档案馆的同意的,可以直接到各级国家档案馆阅览、复制摘录或以函、电等方式利用已开放的档案。这里的有关主管部门一般指的是我国负责外事工作的部门或外国组织或个人来华的接待单位的主管部门。具体程序是:外国组织或个人根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定利用我国各级国家档案馆已开放的档案,可通过签订协定的我国有关部门介绍,提前30天向有关档案馆提出申请。以其他途径利用中央级和省(自治区、直辖市)级国家档案馆的档案,可提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请。利用地区(市、州、盟)级和县(市、区、旗)级国家档案馆的档案,可提前30天向国家档案局或有关省(自治区、直辖市)档案行政管理部门提出申请。申请利用档案者须说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其他有关情况。


(二)利用未开放档案应持有的证件或者手续

中华人民共和国公民个人利用档案馆保存的未开放档案须持有所在社区、街道、乡(镇)出具的介绍信、身份证及档案形成单位同意盖章的证明材料。中华人民共和国组织利用本单位形成的未开放档案须持有本单位出具的介绍信;利用其他单位的未开放档案同时还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

台、港、澳同胞和华侨利用档案馆保存的未开放档案,除持有与利用档案馆保存的开放档案需要持有的证件和手续外,还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

  外国组织和个人利用我国各级国家档案馆保存的未开放档案,除持有与档案馆保存的利用开放档案需要持有的证件和手续外,还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。



操作流程二:信息登记


信息登记,即由利用者和档案馆工作者共同填写《档案利用登记表》,登记利用者情况及其所查档案情况的有关信息。


(一)利用者登记填写的信息

由利用者登记填写的内容信息,主要包括单位名称、利用者姓名、有效证件号码、查档内容、联系方式等项目。具体填写要求是:(1)“单位名称”项目应准确填写利用者所在单位的全称或者规范通用简称。(2)“利用者姓名”项目应准确填写利用者的姓名,必要时同时填写“职务”、“级别”等内容信息。(3)“有效证件号码”项目应准确填写利用者的有效证件(比如身份证、工作证等)的名称及其号码;出具单位介绍信证明的,如果介绍信是在没有编码的空白稿纸上书写的,可不填号码。(4)“查档内容”项目应准确填写所要查档案的单位名称、年度、文件发文字号、文件标题等内容,利用者如果事先不熟知所要查档案的具体内容,可在档案馆工作人员提取档案后再具体准确填写。(5)“联系方式”项目应准确填写利用者的联系电话、手机号等内容,必要时同时填写“通讯地址”、“邮政编码”、“电子邮箱”、“QQ号”等内容信息。


(二)档案馆工作人员登记填写的信息

由档案馆工作人员填写的内容信息,主要包括所查档案单位名称、档案存放位置、提取档案卷(件)数、档案出入库时间及档案利用情况和效果等项目。具体填写要求是:(1)“所查档案单位名称” 项目应准确填写利用者所要查的档案形成者的单位名称的全称或者规范通用简称。应当注意的是:利用者“所查档案单位名称”和利用者“单位名称”有时是相同的,有时是不同的,两者不可混淆。另外,有些《档案利用登记表》将此项目设计为“所查档案全宗名称”,但填写内容与方法大同小异。该项目一般在经过“档案检索”确认所查档案后填写。(2)“档案存放位置”项目应准确填写利用者所查档案的具体存放位置,包括楼号、楼层、房间号、档架(柜)号、栏号、格号等内容。该项目一般在经过“档案检索”确认所查档案后填写。(3)“提取档案卷(件)数”项目应准确填写档案馆工作人员为利用者提取的档案的卷数或者件数。该项目一般在提取档案后填写。(4)“档案出库时间”项目应准确填写档案出库的具体时间,包括年、月、日等,必要时同时填写时、分。该项目一般在提取档案后填写。(5)“档案入库时间”项目应准确填写档案入库的具体时间,包括年、月、日等,必要时同时填写时、分。该项目一般在利用者还档后、档案入库前填写。(6)“档案利用情况和效果”项目应准确填写利用者利用档案的具体情况和产生的效果,包括利用档案所解决的具体问题以及所产生的经济效益和社会效益。该项目一般在利用者反馈档案利用情况和效果信息后填写。




操作流程三:检索提档

  检索提档,即由档案馆工作人员或者利用者运用档案检索工具查到利用者所需档案,并由档案馆工作人员从库房中提取该档案交由利用者利用。检索提档包括档案检索和档案提取两项内容。


(一)档案检索

所谓档案检索,是指档案馆工作人员或者利用者,根据利用者所提供的查档内容,运用档案检索工具,查找利用者所需档案的过程。档案检索的过程主要有下列几个步骤:①分析利用者利用档案的具体要求;②选定档案检索工具,确定档案检索途径和方法,如按分类途径、按主题途径,或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索;③按照选定的档案检索途径及其档案检索标识,如分类号、主题词等查取利用者所需档案;④通过一定的方式,将档案材料或编成的档案目录提供给利用者。档案检索分为计算机检索和手工检索。


1.计算机检索

所谓计算机检索,是指档案馆工作人员或者利用者,根据利用者所提供的查档内容,运用计算机等现代检索工具和手段,查找利用者所需档案的过程。计算机检索一般采用软件管理,可对档案馆保存的档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。计算机检索普遍应用于一些现代化程度较高的档案馆,而一些现代化程度较低的档案馆很少应用。


2.手工检索

所谓手工检索,是指档案馆工作人员或者利用者,根据利用者所提供的查档内容,运用手工档案检索工具,查找利用者所需档案的过程。手工档案检索工具大体上分三种类型:一是以馆藏全部档案为对象的检索工具。主要有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。《档案馆指南》是一种全面介绍档案馆情况和馆藏档案内容、指导利用者查阅利用档案的具有报导性的叙述式检索工具;《全宗名册》是一种全面揭示馆藏全部全宗情况的具有查找性与报导性的书本式检索工具;《档案存放地点索引》(亦称《档案存放位置索引》)是一种指明档案存放位置或者指明各档案库房保存档案情况的具有查找性的书本式(或者卡片式、图标式)检索工具;《分类目录》是一种简明扼要的具有查找性的卡片式检索工具。二是以一个全宗档案为对象的检索工具。主要有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。《全宗卷》是一种全面介绍全宗历史概况(包括全宗介绍、全宗说明、分类方案、立卷计划、保管期限表、案卷目录、档案移交分年统计表等)的具有查找性的检索工具;《案卷目录》是一种以案卷标题为基本单位、按时间顺序排列组合的具有查找性与报导性的书本式检索工具;《案卷文件目录》(亦称《卷内文件汇集》或《全引目录》)是一种以案卷和单份文件为检索单位、按时间顺序排列组合的全面揭示馆藏档案内容和成份的同时兼有查找性与报导性的书本式检索工具;《全宗介绍》是一种介绍档案馆藏某一个全宗档案内容和成份及其利用价值的具有报导性的书本叙述式检索工具。三是以馆内各全宗为对象的检索工具。主要有《专题目录》、《人名目录》、《专题介绍》等。《专题目录》(亦称“专题索引”)是一种以书本目录形式集中系统地揭示档案馆有关某一专题的档案内容和成份的具有查找性与报导性的检索工具;《人名目录》(亦称“人名索引”)是一种按人名姓氏笔划笔顺编排的具有查找性的书本式(或者卡片式)检索工具;《专题介绍》(亦称“专题指南”)是一种按照一定题目以文章叙述形式综合介绍档案馆藏有关该题目档案的具有报导性的检索工具。


(二)档案提取

所谓档案提取,是指档案馆工作人员在档案库房中提取利用者所需档案交由利用者利用。档案提取的一般程序是:①档案馆工作人员或者利用者运用档案检索工具查找到利用者所需档案;②档案馆工作人员运用《档案存放位置索引》等工具找到利用者所需档案在档案库房中的具体存放位置;③档案馆工作人员在档案库房中提取利用者所需档案;④档案馆工作人员填写好档案代理卡(亦称“档案代卷卡”)放到所提取档案位置;⑤档案馆工作人员将提取的档案交由利用者利用。档案提取,应注意以下事项:(1)档案馆提取档案时应将档案代理卡放在档案原来存放的位置上,还档时再把它取下;(2)档案代理卡应注明所提取档案的基本情况,具体包括提取档案的档号、题名、借阅人姓名与单位、借阅日期和还回日期等内容;(3)档案馆工作人员将提取的档案交由利用者利用时应当场检查档案的齐全完整情况并作记录,以便还档时核查。


操作流程四:阅览摘录


阅览摘录,即由利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅档案,将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。阅览摘录包括档案阅览和档案摘录两项内容。


(一)档案阅览

所谓档案阅览,是指利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。利用者阅览档案时应保持室内安静和清洁卫生,遵守档案阅览各项规定,尽力做到“十个严禁”:(1)严禁大声喧哗;(2)严禁随地吐痰;(3)严禁乱丢杂物;(4)严禁吸烟;(5)严禁吃零食;(6)严禁乱扔果皮纸屑;(7)严禁在档案上划线、打勾、作记号;(8)严禁折叠档案;(9)严禁拍照;(10)严禁涂改和拆撕档案。档案阅览一般在档案馆内进行,档案原则上不能外借,确需外借的要遵守以下规定:(1)档案原件一般不外借,确因工作特殊需要,应按规定办理外借审批手续;(2)外借档案只限于借用本单位的档案;(3)外借档案必须由利用单位向档案馆提出申请,说明外借原因、借阅内容和借阅期限,经本单位主要领导同意,涉及本单位党、政办公会议记录及人事切身利益的档案,需经单位主要领导签字;(4)档案馆收到外借申请,报送主管领导或分管领导审批,方可外借,外借期限一般为3天,如遇节假日,档案必须收回馆内保存,确需要延长的,应办理续借手续;(5)外借的档案,严禁撕毁、折叠、污损、拆散、抽出或剪裁档案;(6)严禁在外借档案上划线、圈点、打叉、涂改;(7)档案归还时经检查无误,方能注销,如发现缺少或遗失,追究借阅人责任;(8)逾期不还,将收取滞纳金,并取消外借资格,造成档案丢失、损毁的,按照有关规定处罚。


(二)档案摘录

所谓档案摘录,是指利用者在档案馆利用档案过程中,将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。利用者摘录档案时应遵守档案馆有关规定,尽力做到以下十个方面:(1)利用者经档案馆工作人员同意后可以摘录已开放的档案;(2)单位利用者可以摘录本单位全宗的档案;(3)个人利用者及查阅非本单位全宗档案的单位利用者,一般不得摘录未开放的档案内容,如确有特殊需要,须书面向馆长申报同意后才能摘录;(4)利用者摘录的档案抄件,档案馆不予证明,抄件经档案馆工作人员同意后方可带走;(5)利用者摘录档案需用档案馆提供的专用稿纸;(6)利用者摘录档案内容只限根据其利用目的调阅档案的有关部分,不得抄录与所查问题无关的内容;(7)利用者摘录的档案抄件,内容属于开放档案的或单位利用者利用本单位全宗案卷的,可在研究著述中部分引用,但不得整段或全文发表;(8)利用者摘录的档案抄件如需全文发表,须事前征得档案馆同意并签订书面协议;(9)利用者摘录的档案抄件,涉及有关单位和个人知识产权归属问题的,按国家有关法律法规的规定办理;(10)利用者摘录的未开放档案的内容,非本单位利用者不得在公开著述中直接引用,更不得擅自发表。




操作流程五:复制证明

复制证明,即由档案馆工作人员通过一定方法为利用者复制其所需要利用的档案内容的复制件,出具证实某种事实在档案内有无记载、如何记载的档案证明,供利用者带回利用。复制证明包括档案复制和档案证明两项内容。


(一)档案复制

所谓档案复制,是指对利用者所需要利用的档案内容,由档案馆通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件,供利用者带回利用。档案复制的一般程序是:①利用者向档案馆提出制作档案复制件的申请,说明制作要求、份数和用途;②档案馆履行审批手续;③档案馆工作人员根据利用者要求制作档案复制件,并与档案原件认真校对;④档案馆工作人员在档案复制件上注明出处,并加盖档案馆印章。档案复制应注意以下事项:(1)利用者要求复制所查阅的档案馆保存的档案,须符合国家有关档案、保密和保护知识产权的规定,保护有关当事人的合法权益,并须符合利用目的。(2)利用者要求复制档案馆保存的档案,一律要填写复制档案申请单,经批准后档案馆代为复制。(3)利用者要求复印已开放的档案,凡属编史修志和专题研究,需要复印较多(50页以上),应征得档案形成单位同意,经馆长批准后才能复印;凡属复印本人及其亲属历史证明档案的,经负责档案利用的科长批准后才能复印;外国组织和个人查阅并复印档案,按国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。(4)利用者复印未开放的档案,复印的内容、数量一律报经馆长审查决定;“三密”档案不予复印,如因特殊情况,必须复印的,应征得档案形成单位同意后由馆长批准复印。(5)档案馆所有未开放的档案经有关程序批准后才能复制,复制件在5天内退回档案馆销毁。(6)所有利用者的复制申请单,档案馆工作人员必须保留归档备查。(7)档案的复印由档案馆负责,不得由利用者自行复印或外借复印,复印件一般只限一份,并加盖档案馆的印章;档案复制件经档案馆盖章,注明原件档号,具有与档案原件同等效力。(8)利用者将盖有档案馆印章的档案复制件带出馆外需交一定数额的押金,待凭证作用完成后,须将档案复制件送还,并取回押金。复印的档案材料必须严格按程序做好登记手续,属于用后退回档案馆处理的复印件,档案馆工作人员按时追回并依规章制度进行销毁。(9)利用者要求复制(印)档案馆保存的照片、录音带、录像带等非纸质载体档案,一律由档案馆代为办理。(10)从档案馆复制的档案,使用单位和个人均不得以任何形式公布、陈列展出或再行复制。


(二) 档案证明

所谓档案证明,是指档案馆根据机关、团体或个人的询问和要求,证实有关某种事实在馆藏档案内有无记载和如何记载而出具的书面证明材料。制发档案证明的一般程序是:①利用者向档案馆提出制作档案证明的申请,说明制作要求和用途;②档案馆履行审批手续;③档案馆工作人员根据利用者要求查找有关档案材料,综合编写档案证明,并与档案原件认真校对;④档案馆工作人员在档案证明上加盖档案馆印章。制发档案证明,是一种政治性、政策性很强的服务方式,应注意以下事项:(1)档案馆工作人员应根据有关利用者的合理申请或询问来制发档案证明;(2)档案馆工作人员制发档案证明必须根据档案馆保存的可靠的档案原件或副本、抄本来编写;(3)档案馆工作人员须在档案证明上注明档案材料的出处和根据;(4)档案馆工作人员制发档案证明,要以引述和节录档案馆保存的档案原文为主要编写方法;(5)档案证明的内容范围必须确定,不应超出经过审核的证明范围而罗列其他材料;(6)档案证明的文字必须准确、客观、明了,档案馆工作人员不得根据主观认识,擅自解释有关档案内容;(7)当编写档案证明依据的档案馆保存的档案原文内容互有矛盾时,档案馆工作人员要一并写入,以便利用者参考;(8)档案馆工作人员应严格审核档案证明有关内容,出具档案证明要使用专用的证明用纸,留底备查;(9)档案馆工作人员对初步编写后的档案证明,必须进行认真的校对,并在确认无误后加盖档案馆印章;(10)档案馆出具的档案证明,经司法部门或主管部门认可后方具备法律效力;未经司法部门或主管部门认可,不具备法律效力。



操作流程六:还档反馈


还档反馈,即由利用者归还利用完毕的档案,经档案馆工作人员核查无误后放回档案库房原来位置,同时向档案馆工作人员反馈档案利用效果信息。还档反馈包括还档入库和效果反馈两项内容。


(一)还档入库

所谓还档入库,是指利用者归还利用完毕的档案,经档案馆工作人员核查无误后放回档案库房原来位置,取下档案代理卡。还档入库的一般程序是:①利用者将利用完毕的档案归还档案馆工作人员;②档案馆工作人员当面核查利用者归还的档案是否齐全完整;③档案馆工作人员和利用者履行档案归还签收手续;④档案馆工作人员将归还的档案放回档案库房原来位置并取下档案代理卡。还档入库,应注意以下事项:(1)利用者归还档案时,应按规定履行签字、登记、注销等手续;(2)档案馆工作人员对利用者归还的档案,应当面仔细清点,核查无误后方可签字注销;(3)档案馆工作人员清点核查归还档案的重点是:是否拆卷、抽换和撕卷,是否折叠档案,是否在档案上划线、圈点、涂写、写眉等内容;(4)档案馆工作人员如果发现利用者归还的档案有损坏和丢失现象,应及时报告馆长,以便及时做出相应补救措施;(5)档案馆工作人员对利用者归还的档案核查无误后,应及时放回档案库房原来位置,同时取下档案代理卡。


(二) 效果反馈

所谓效果反馈,是指利用者向档案馆工作人员反馈利用档案所解决的具体问题以及所产生的经济效益和社会效益。为确保及时全面收集利用者反馈的档案利用情况和利用效果,档案馆应建立健全档案利用效果登记制度,努力做到:1)利用者利用档案完毕,档案馆工作人员要及时进行利用效果信息的收集工作,对不能当场体现利用效果的,要跟踪收集;(2)利用者利用档案即时取得效果的,档案馆工作人员要请利用者应当场填写利用效果信息,并签名确认;(3)利用者在利用档案后,无法当场确定利用效果时,应将“利用效果登记表”带回,并尽早寄回档案馆,档案馆工作人员要及时催收“利用效果登记表”;(4)利用效果登记表,须盖上利用者单位公章,以作证明;(5)档案馆工作人员对收回的“利用效果登记表”,应及时整理存档;(6)档案馆工作人员对利用本馆档案取得的社会、经济效益事例,要及时编写“档案利用效果实例”。档案利用效果实例的编写要素主要有七:(1)利用者的单位、姓名、身份;(2)利用档案的确切时间和地点或提供档案的档案馆;(3)利用档案的目的和动因;(4)利用档案的内容、成分或数量、人次;(5)利用档案所获得的经济效益和社会效益;(6)该实例的提供者;(7)档案利用实例要冠以鲜明准确的标题。档案馆工作人员编写档案利用效果实例,应注意避免出现以下五种情况:(1)只有事件而没有结果;(2)只有结果而没有利用过程;(3)不够典型,缺乏生动;(4)编写的要素不全,叙述不完整、利用不明确;(5)缺乏真实,事实有水分,效益计算的不科学,不能使人信服。